Plataforma de agendamentos para rede de clínicas

O desafio

A Vida Plena, rede de clínicas com 12 unidades no interior de São Paulo, fazia 100% dos agendamentos por telefone e WhatsApp manual. O resultado: linhas ocupadas nos horários de pico, agenda duplicada entre unidades e uma taxa de não comparecimento (no-show) de quase 28%. Cada falta era um horário de médico parado e receita perdida.

A direção queria três coisas: que o paciente marcasse sozinho, que o sistema lembrasse o paciente automaticamente e que a gestão enxergasse a ocupação de todas as unidades em um único lugar.

A solução

Construímos uma plataforma completa em Next.js e TypeScript, com PostgreSQL e Prisma na camada de dados:

• Agendamento online com disponibilidade em tempo real por profissional, especialidade e unidade, incluindo regras de convênio e tempo de consulta variável.
• Lembretes via WhatsApp integrados à API oficial do WhatsApp Business: confirmação no ato da marcação, lembrete 48h e 3h antes, com opção de confirmar ou remarcar em um toque.
• Painel administrativo com visão consolidada da rede: taxa de ocupação por unidade, fila de espera inteligente que oferece horários vagos de cancelamentos e relatórios exportáveis.

O sistema foi entregue em fases ao longo de 14 semanas, começando por uma unidade piloto antes do rollout completo — o que permitiu ajustar fluxos reais de recepção sem parar a operação.

Resultados

Após 4 meses em produção na rede inteira:

• No-show caiu de 28% para 9%, impulsionado pelos lembretes com confirmação via WhatsApp.
• 62% dos agendamentos passaram a ser feitos online, sem intervenção da recepção.
• Tempo médio de marcação caiu de 6 minutos (telefone) para menos de 1 minuto.
• A fila de espera inteligente recuperou cerca de 340 horários/mês que antes ficavam vagos por cancelamento de última hora.

Hoje a plataforma processa mais de 18 mil agendamentos por mês e segue sob nosso contrato de suporte, com novas unidades sendo adicionadas em menos de um dia de configuração.